Introducción STOP S.A.S., identificada con el Nit No. 890911898-5, con domicilio principal en la carrera 59A No. 14-95 de la ciudad de Medellín y YOYO S.A.S. identificada con el Nit No. 890911898-5, con domicilio principal en la carrera 59A No. 14-95 y carrera 12 No 52A -24 de la ciudad de Medellín Respectivamente (en adelante STOP y YOYO), sociedades comerciales constituidas en la República de Colombia, en cumplimiento de lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013 por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, desarrollan el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, se procede a publicar el presente texto de POLÍTICA GENERAL DE PRIVACIDAD, PROCEDIMIENTOS Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. Las sociedades STOP y YOYO dentro su objeto social que comprende la realización de cualquier actividad lícita, se dedican principalmente a la venta de prendas de vestir y accesorios femeninos, a través de sus tiendas ubicadas en el territorio nacional, ofreciendo la opción de crédito para la adquisición de sus productos y teniendo por tanto acceso a información personal de quienes solicitan este servicio. Así como, también conocen o pueden llegar a conocer información de personas que no son sus clientes o usuarios directos, pero que son mencionadas en las solicitudes de crédito para verificar referencias familiares y/o comerciales de las personas que desean obtener crédito para la compra de mercancía. La información personal que en ocasiones puede ser considerada como sensible y que se capta a través de las solicitudes de crédito y/o formularios de satisfacción del servicio, será utilizada exclusivamente para la finalidad perseguida en relación con el servicio de análisis crediticio, recuperación de cartera, actividades de mercadeo, todo lo referente a la divulgación de nuevos productos y campañas de moda. De tal manera que esta información solo podrá ser accedida por los terceros autorizados por la ley y en las condiciones que ésta determine. Los datos biométricos que lleguen a solicitarse tienen por finalidad garantizar la identidad del usuario frente a LAS COMPAÑÍAS, prevenir las situaciones de fraude por suplantación de identidad y garantizar un servicio más eficiente. El desarrollo de la actividad comercial de STOP y YOYO no implica el tratamiento de datos personales de ningún menor de edad. Los datos de niños, niñas y adolescentes que sean recopilados por LAS COMPAÑÍAS en atención a que éstos tengan la calidad de hijos de sus empleados, serán los pertinentes y adecuados para el desarrollo del contrato suscrito.
Tratamiento de datos personales
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 se entiende por dato personal “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”. Tal y como se expresó en la parte introductoria de este documento, es necesario para que STOP y YOYO puedan brindar el servicio de crédito a sus clientes, recolectar datos personales, crediticios y comerciales entre muchos otros. Por tal razón, STOP y YOYO a través de los formularios de crédito físicos y/o digitales, solicitan a sus clientes autorización para emprender cualquiera de las siguientes actividades: consultar, compartir, procesar, reportar, actualizar información en centrales de información sobre comportamiento financiero y crediticio, hábitos de pago, manejo de cuentas bancarias, conocer el grado de endeudamiento y/o incumplimiento en el sector financiero, comercial, de servicios y en general sobre el cumplimiento de obligaciones de las personas que desean acceder a un crédito para la compra de mercancía. Es importante resaltar que STOP y YOYO en el desarrollo de sus actividades de mercadeo, sondeo sobre satisfacción del cliente y posicionamiento de la marca, también puede llegar a tener acceso a datos personales, los cuales se captan previa autorización de su titular y cuyo tratamiento se hace con apego a la Ley, las medidas de confidencialidad y privacidad establecidas en este documento.
Definiciones aplicables a la política de tratamiento
Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsabley/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Principios aplicables a la política de tratamiento
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Finalidad
Los Datos Personales de clientes que acceden al servicio de crédito y/o de aquellos que suministran voluntariamente información en formatos de mercadeo, serán utilizados para los siguientes fines: Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.
Implementar programas de fidelización. Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago. Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de información. Actividades de georeferenciación, segmentación y estudios estadísticos. Enviar información sobre actividades desarrolladas por STOP y YOYO o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios. Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos o judiciales, así como a las autoridades competentes que así lo requieran. Compartir con terceros que colaboran con STOP y YOYO y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como casas de cobranzas. Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de información. Velar por la seguridad y adecuado funcionamiento de los Almacenes en los cuales STOP y YOYO desarrollan principalmente su actividad comercial. Mantener actualizada la información de sus clientes. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la Compañía y el Titular. Las bases de datos del área de recursos humanos y personal, tendrá por finalidad tener acceso a información de ubicación del empleado, la conformación de su grupo familiar, experiencia profesional y referencias personales. Todo esto con la intención de facilitar la relación laboral y los programas de bienestar. La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la Compañía o archivados bajo medidas de seguridad que impidan su uso indebido. La Compañía, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, ocupación, información sobre bienes poseídos, datos financieros (ingresos, gastos, créditos), referencias familiares y/o comerciales entre otros.
Procedimiento para la captación de datos y tratamiento
Dado que STOP y YOYO en el desarrollo de su actividad comercial captan datos personales de diferentes fuentes, se señala a continuación el procedimiento que aplica para cada una de estas:
Clientes que acceden al servicio de crédito: Los Clientes interesados en acceder a la aprobación de venta de mercancía a través de crédito, deberán diligenciar completamente los formularios físicos y/o digitales dispuestos para este proceso, los cuales son debidamente conservados en el almacén en el cual se solicita la apertura del crédito y su acceso es para los fines estrictamente señalados en este documento. Los formularios cuyos créditos están cancelados y/o tienen un año o más de antigüedad serán destruidos bajo el protocolo dispuesto para este fin. La información captada a través de formularios digitales para el otorgamiento de créditos se almacena a través de un software legal bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.
Clientes que diligencian formatos de información para fines de mercadeo: Esta información se remite directamente al Departamento de Mercadeo para dar cumplimiento a algunos de los fines señalados en este documento y se conservará mientras sea usada para fines de mercadeo o publicidad.
Información de proveedores: La información de proveedores y diferentes prestadores de servicios se capta a través de formularios físicos de autorización de manejo de datos y se centraliza a través de software legal para todos los fines pertinentes de la respectiva relación contractual. La información solicitada será la estrictamente necesaria para poder determinar las condiciones morales, competencias, conocimientos e idoneidad de los proveedores que requiere la compañía para el desarrollo de sus diferentes frentes de trabajo.
Tratamiento de datos personales de aspirantes: Los datos personales de aspirantes a vincularse con STOP y YOYO y de sus empleados se captan previa autorización de su titular y se manejan de la siguiente forma: Se informará de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Cuando STOP o YOYO contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de STOP y YOYO y la información personal obtenida del proceso de selección se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Tratamiento de datos de empleados:
STOP y YOYO almacenarán los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre STOP o YOYO y el empleado. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo está prohibido. Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual: Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, STOP y YOYO procederán a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles. Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para emitir certificaciones relativas a la relación del titular con la compañía, fines estadísticos o históricos y eventuales fines de defensa judicial.
Tratamiento de datos personales de Accionistas: Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de STOP o YOYO, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información
Todo titular de información captada por STOP o YOYO y que repose en sus bases de datos, podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal cuando sea pertinente. Los medios dispuestos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos y obligaciones son los siguientes: STOP, comunicación escrita dirigida a la carrera 59A No. 14-95 de la ciudad de Medellín Página web: www.stopjeans.com. YOYO, comunicación escrita dirigida a la carrera 59A No. 14-95 de la ciudad de Medellín Página web: https://www.yoyo.com.co/. * En cualquiera de los medios utilizados deberá anexarse copia legible de la cédula de ciudadanía. La revocatoria de la autorización para el manejo de datos personales o supresión, no tendrá lugar cuando existan obligaciones legales y/o contractuales vigentes entre las partes. Toda respuesta sobre información captada por STOP se emitirá desde la ciudad de Medellín, a través de personal calificado y responsable de la respectiva base de datos.
Responsables del tratamiento de datos personales
La responsabilidad por el cuidado y tratamiento de datos personales está delimitada de la siguiente forma: La conservación, custodia y buen uso de la información captada en formularios físicos con ocasión de procesos de otorgamiento de créditos, es responsabilidad de la Líder de cada tienda y la cajera analista. La misma responsabilidad se extiende para la información que se capta digitalmente respecto a la calidad, veracidad y acceso para obtención de datos necesarios para las labores de recuperación de cartera. La conservación, custodia y buen uso de la información captada en formularios digitales a través de software es responsabilidad de la Dirección de Sistemas. El área de cartera es igualmente responsable por la conservación, custodia y buen uso de la información que tienen a su disposición para la recuperación de obligaciones en mora.
Derechos del titular de los datos personales El Titular de los datos personales de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f)Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3.Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que
estén facultadas para representarlos.
Deberes de los responsables del tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f)Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j)Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k)Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l)Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes de los encargados del tratamiento:
De acuerdo con los procesos de recuperación de cartera en mora, STOP y YOYO ostentan la doble calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales. Sin embargo, es facultativo de STOP y YOYO remitir la información personal y crediticia de sus clientes morosos a casas de cobranza, quienes serán encargados del tratamiento cumpliendo los deberes y demás disposiciones de esta política.
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k)Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Vigencia.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de modificación, realizada el día 18 de noviembre de 2024. STOP y YOYO se reservan el derecho de modificar en cualquier tiempo esta política para adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, al igual que para mejorarla y prestar un mejor servicio. Todo cambio será informado a través de la página web de STOP www.stopjeans.com, y la página web de YOYO https://www.yoyo.com.co/, con indicación de la última versión y fecha de entrada en vigencia. .
